Directiesecretaresse (3/5 of 4/5)

Kom werken bij Unibricks

Bij Unibricks begeleiden we onze klanten bij het opbouwen van een zorgeloze toekomst dankzij toegankelijke, transparante en duurzame vastgoedinvesteringen.

Al meer dan 10 jaar ontwikkelen we innovatieve vastgoedprojecten in heel België. Achter deze groei staat een enthousiast en gedreven team waar samenwerking, vertrouwen en klantgerichtheid centraal staan.
Om onze organisatie verder te versterken, zijn wij op zoek naar een Directieassistente & Office Manager die een centrale rol zal spelen binnen onze onderneming.

Hou je ervan om te organiseren, vooruit te denken en ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt? Dan is deze functie iets voor jou.

Jouw functie

Als Directieassistente & Office Manager ben je de administratieve rechterhand van de directie én het centrale aanspreekpunt voor de dagelijkse werking van ons kantoor.

Je ondersteunt de directie, zorgt ervoor dat de administratieve processen vlot verlopen en onderhoudt contacten met verschillende interne en externe partners.

Geen enkele dag is hetzelfde. Je combineert administratie, organisatie, opvolging en coördinatie in een afwisselende functie waarin je echt het verschil maakt.

Jouw verantwoordelijkheden

Directieondersteuning

• Administratieve ondersteuning van de directie
• Beheer van agenda’s, afspraken en vergaderingen
• Opmaak en opvolging van administratieve documenten
• Beheer van e-mails, briefwisseling en telefonie
• Coördinatie van administratieve taken voor de directie

Office Management

• Zorgen voor de dagelijkse werking van het kantoor
• Onthaal van klanten, bezoekers en leveranciers
• Beheer van kantoorbenodigdheden en bestellingen
• Opvolging van externe leveranciers
• Administratieve ondersteuning van de verschillende teams

Fleet Management

• Administratieve opvolging van het wagenpark
• Contactpersoon voor leasingmaatschappijen, verzekeraars en concessiehouders
• Opvolging van bestellingen, leveringen, onderhoud en inleveringen van voertuigen
• Beheer van alle administratieve documenten met betrekking tot de fleet

Administratieve opvolging

• Administratieve opvolging van verkochte dossiers in samenwerking met notarissen
• Contact en opvolging met interimkantoren
• Contactpersoon voor het sociaal secretariaat voor de dagelijkse administratieve opvolging
• Nauwkeurige opvolging van uiteenlopende administratieve dossiers

Onthaal & klantencontact

• Telefonisch en fysiek onthaal van klanten, leveranciers en partners
• Beantwoorden van administratieve vragen van klanten
• Correct doorverwijzen naar de juiste collega’s
• Administratieve opvolging van klantendossiers waar nodig

Jouw profiel

Je bent een georganiseerde, betrouwbare en discrete persoonlijkheid.

Je denkt vooruit, neemt initiatief en haalt voldoening uit een goed georganiseerde administratie. Je werkt nauwkeurig, houdt het overzicht en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer meerdere zaken tegelijk op je afkomen.

Daarnaast hou je van menselijk contact en zorg je ervoor dat klanten en collega’s zich professioneel en vriendelijk geholpen voelen.

Wij zoeken iemand die:

• minstens een eerste ervaring heeft in een gelijkaardige functie (Directieassistente, Management Assistant, Office Assistant of een andere administratieve functie)
• perfect tweetalig is (Nederlands en Frans, mondeling én schriftelijk)
• sterk georganiseerd is en prioriteiten weet te stellen
• zelfstandig, proactief en oplossingsgericht werkt
• zich thuis voelt in een dynamische werkomgeving waar geen enkele dag hetzelfde is
• vlot overweg kan met Outlook, Word en Excel
• professioneel communiceert met uiteenlopende interne en externe contacten
• Kennis van het Engels is een pluspunt.

Wat bieden wij?

• Een contract van onbepaalde duur
• Een 3/5 of 4/5 tewerkstelling
• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid
• Een dynamische, mensgerichte en groeiende onderneming
• Een enthousiast en betrokken team
• Veel autonomie binnen je functie
• Een aantrekkelijk salarispakket in functie van jouw ervaring

Werkplaats: Watermaal-Bosvoorde (100% op kantoor)

Zin om ons team te versterken? Hou je van structuur, afwisseling en verantwoordelijkheid? Ben je op zoek naar een stabiele functie waarin je je voor de lange termijn kan engageren? Dan maken we graag kennis met jou!

Solliciteer en maak mee het verschil. Stuur uw kandidatuur naar anne.sophie.binet@unibricks.be